Nếu bạn hỏi hầu hết mọi người giải thích ‘quản lý hợp đồng’ có nghĩa là gì, bạn sẽ nhận được nhiều câu trả lời, bất kể người trả lời đến từ phía kinh doanh hay có nền tảng pháp lý. Hợp đồng tự nó, đối với người không chuyên, thường được hiểu đơn giản là những trang giấy với các điều khoản, điều kiện, thỏa thuận và ngôn ngữ pháp lý. Tuy nhiên, quá trình quản lý hợp đồng một cách hiệu quả không đơn giản như vậy. Như Mark McCreary đã lưu ý trong bài viết của ông, “Quản lý Hợp đồng Kinh doanh – Tổng quan”: “Quản lý hợp đồng kinh doanh là quá trình phân tích thông tin liên quan đến hợp đồng trên toàn công ty để tăng cường sự tuân thủ và hiệu quả”. Mark nhanh chóng nhấn mạnh rằng “nền tảng cốt lõi của quản lý hợp đồng là quy trình quản lý vòng đời hợp đồng (CLM), chủ yếu là quá trình quản lý một hợp đồng từ đề xuất cho đến khi thỏa thuận được thực hiện cho đến khi hết hạn hoặc chấm dứt thỏa thuận.” Điều này là bổ sung cho bước quan trọng trong việc thiết lập một quy trình quản lý hợp đồng, để bắt đầu. Nhưng trước tiên, chúng ta cần định nghĩa ‘hợp đồng’ thực sự đề cập đến điều gì, theo cách hiểu chung. Hợp đồng thường được xử lý trên cơ sở chính thức, bao gồm cả khía cạnh pháp lý cũng như khía cạnh kinh doanh. Ví dụ, khi bạn mua một bất động sản ở Hà Nội, bạn sẽ có một hợp đồng mua bán. Các hợp đồng mua bán khác có thể đề cập đến một công ty hoặc doanh nghiệp thực hiện việc mua. Tại Việt Nam, và đặc biệt là Hà Nội, hệ thống cho thuê đất, như đã được nhóm của chúng tôi thảo luận chi tiết trong bài viết “Mua Bất Động Sản tại Việt Nam – Một Góc Nhìn Đầu Năm”, liên quan đến việc cho thuê quyền sử dụng đất từ chính phủ. Do đó, các nhà phát triển và nhà đầu tư có thể mua bất động sản với sự hiểu biết rằng hợp đồng thuê sẽ cần được gia hạn vào cuối thời gian quy định trong các điều khoản của hợp đồng gốc. Quản lý hợp đồng, do đó, liên quan đến việc xử lý các hợp đồng sao cho kiểm soát hiệu quả các mối quan hệ hợp đồng được thiết lập. Điều này yêu cầu xử lý các hợp đồng từ giai đoạn đàm phán ban đầu cho đến khi thực hiện, và giám sát và xem xét trong và sau khi thực hiện, để đảm bảo các điều kiện và thông số được nêu trong hợp đồng được tuân thủ. Quan trọng hơn, các hợp đồng này cần được thực thi, khi cần thiết, và việc đàm phán lại hợp đồng kịp thời cũng là điều cần thiết. Nơi mà quản lý hợp đồng phát huy tác dụng trong đầu tư bất động sản, là trong việc đảm bảo rằng sự phát triển của dự án bạn chọn được triển khai theo yêu cầu của bạn, cũng như yêu cầu của các công ty nước ngoài mà bạn dự định làm việc cùng, và đáp ứng yêu cầu của chính phủ.

Quản lý Hợp đồng Bất Động Sản rủi ro của việc quản lý hợp đồng kém Một vài ví dụ về những rủi ro như vậy bao gồm: THỜI GIAN PHẢN ỨNG CHẬM – bất cứ khi nào có sự vi phạm hợp đồng từ phía nhà phát triển, cho dù đó là sự thay đổi trong sự hiểu biết về hợp đồng thuê, các quy tắc và quy định hiện hành, các thông số của công trình, thời gian, và vân vân, bạn cần ở trong vị trí có thể phản ứng và giải quyết vấn đề này. Nếu nhà phát triển quên nhắc nhở công ty xây dựng rằng công việc cần phải dừng lại trong dịp Tết, vì điều này được chính phủ quy định, thì bạn muốn có thể xử lý điều đó nhanh chóng. Để làm được điều này, bạn cần có sự hiểu biết tốt về hợp đồng của mình và các quyền và nghĩa vụ của bạn. CÁC SAI LẦM VÀ SỰ LỖI LẦM TỪ PHÍA NHÀ PHÁT TRIỂN – như với bất kỳ sự phát triển nào, bạn cần bảo vệ mình khỏi khả năng xảy ra vi phạm và suy thoái. Điều bạn phải đảm bảo, khi làm điều này, là bạn được bảo vệ khỏi việc nhà phát triển không cung cấp những gì cần thiết (ví dụ: dự án không được xây dựng đúng thời hạn), hoặc nhà phát triển phá sản chẳng hạn. Lý do tại sao đây là một rủi ro phổ biến là vì cũng có tỷ lệ phá sản cao trong số các nhà phát triển ở Hà Nội. Vì vậy, hãy thực hiện thẩm định kỹ lưỡng và kiểm tra tín dụng cũng như lịch sử của các nhà phát triển trước khi đầu tư vào họ. GIA HẠN HỢP ĐỒNG – trong một số trường hợp, một thỏa thuận cho thuê sẽ tự động chuyển từ một bên sang bên mới, như trong trường hợp giữa chính phủ và nhà đầu tư, khi thời gian cho thuê hết hạn, trong khi trong các kịch bản khác, một hợp đồng mới phải được đàm phán. Vấn đề là nhiều hợp đồng, một khi được thực hiện, bị lãng quên hoặc thậm chí bị quản lý kém (như trong trường hợp của thỏa thuận cho thuê giữa chính phủ và nhà phát triển). Vậy, điều gì xảy ra khi hợp đồng thuê kết thúc và cả hai bên đều quên? TÁC ĐỘNG CỦA CÁC QUY ĐỊNH ĐẾN GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG – Chúng tôi đã đề cập trước đó rằng những thay đổi trong quy định có tác động lớn đến giá trị hợp đồng và các khoản đầu tư của bạn. Để theo kịp, bạn cần hoàn toàn nhận thức về mọi thứ đang diễn ra, cả trong thị trường và trong tài sản của chính bạn. Là một nhà đầu tư, bạn phải đảm bảo rằng các phê duyệt, điều khoản và điều kiện có hiệu lực khi hợp đồng được ký kết, vẫn được duy trì cho các lần gia hạn hợp đồng trong tương lai. CẮT GIẢM CHI PHÍ TỪ PHÍA NHÀ PHÁT TRIỂN – trong khi bạn có thể đã đầu tư vào một hoàn thiện chất lượng cao cho căn hộ của mình, điều này có thể bị giảm xuống bởi các công ty quản lý bất động sản kém, để tiết kiệm chi phí hàng hóa. ĐÓ LÀ NHỮNG ĐIỀU ĐÁNG SỢ, PHẢI KHÔNG? Trong quản lý hợp đồng xây dựng, thật không may, những điều này có thể gây hại nhiều hơn và khó hiểu hơn so với các hợp đồng khác. Bất kỳ quản lý hợp đồng đúng đắn nào chỉ nên được thực hiện một lần khi tất cả các con đường khác đã bị cạn kiệt, và không còn lựa chọn nào khác. Chỉ khi đó, khi quy trình quản lý hợp đồng được sử dụng đầy đủ, thì sự an toàn mới được đạt được.

BẠN CÓ THỂ TRÁNH RỦI RO NHƯ THẾ NÀO? Quản lý hợp đồng là một bước quan trọng bạn cần thực hiện, nếu bạn đang đầu tư vào thị trường bất động sản Hà Nội. Mỗi hợp đồng cần được xem xét, bao gồm khả năng của bạn để thực thi hợp đồng. Ngoài điều này, các rủi ro liên quan đến việc quản lý hợp đồng kém cũng bao gồm: Không giải quyết các điều khoản dự phòng một cách thích hợp – nếu có tranh chấp hoặc vấn đề, người mua phải nhận thức được các điều khoản dự phòng và sẵn sàng thực thi chúng, điều này bao gồm việc có thể đưa nhà phát triển ra tòa. Điều này lại trở về tầm quan trọng của sự cảnh giác, tư vấn pháp lý và quản lý liên hệ. Nếu không có những cân nhắc này, người mua sẽ bị buộc phải chấp nhận các điều khoản và điều kiện của nhà phát triển. Các vấn đề hợp đồng của bất kỳ dự án hoặc hợp đồng nào cũng phải được giải quyết – nếu các vấn đề có thể được giải quyết với nhà phát triển, nội bộ, thì đây là điều mà người mua nên làm. Hãy chắc chắn rằng luật sư của bạn kiểm tra các hợp đồng của bạn để tìm bất kỳ lỗ hổng hoặc điều khoản nào có thể mang tính chủ quan – bất kỳ điều khoản nào có thể được diễn giải theo nhiều cách, có thể có tác động lớn đến khả năng thực thi hợp đồng của bạn. Việc có tư vấn pháp lý kiểm tra các hợp đồng của bạn để tìm sự mơ hồ sẽ giúp đảm bảo quản lý hợp đồng tốt hơn.

KẾT LUẬN Nếu không nhận thức được các rủi ro tiềm ẩn của việc quản lý hợp đồng kém, bạn sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất đi những vấn đề lớn hơn nhiều so với các nhà đầu tư từ bài viết trước, “Những Mối Nguy Hiểm của Việc Quản Lý Hợp Đồng Kém”. Trong những kịch bản tồi tệ nhất, bạn sẽ mất tiền và cơ hội đầu tư. Tồi tệ hơn nữa, bạn có thể bị kiện vì thiệt hại đối với nhà phát triển, hoặc mất cơ hội phát triển vì bạn không nhận thức được các yêu cầu của chính phủ, như bạn lẽ ra phải biết. Quản lý hợp đồng thông minh phụ thuộc vào việc có sự hiểu biết tốt về các quyền và nghĩa vụ của bạn theo hợp đồng, khả năng điều hướng bất kỳ khoảng trống nào trong ngôn ngữ hợp đồng, và có sự hướng dẫn của tư vấn pháp lý bên cạnh bạn, để tránh bất kỳ cơn đau đầu nào trong tương lai.

Để biết thêm thông tin về quản lý hợp đồng, bạn có thể truy cập Wikipedia.